Lösungen für Anwaltskanzleien
Scannen im rechtlichen Umfeld
Wer im juristischen Umfeld arbeitet, ob in einer Anwaltskanzlei, beim Gericht oder in der Verwaltung, hat tagtäglich mit riesigen Papiermengen zu tun. Anwälte leben zwar von Stundensätzen, doch das wichtigste Medium in jedem Rechtssystem ist nun einmal das unterschriebene Blatt Papier. Dokumente bilden die Grundlage für Kommunikation, Verweise, Verhandlungen und die Ausführung von Verträgen, Gesetze und Beweismittel. Die Menge an Papier, die dem Rechtssystem zugrunde liegt und darin verarbeitet wird, ist enorm.
Viele Anwaltskanzleien ertrinken förmlich in Kartons und Aktenschränken voller Papier. Die Lagerung dieser Dokumente ist kostspielig, und ohne menschliches Zutun kann das benötigte Dokument nicht herausgesucht und verifiziert werden. Ist das Dokument erst einmal gefunden, wird es normalerweise weiterverarbeitet, indem es z. B. kopiert oder mit der Post versandt wird, so dass zur Umständlichkeit des Ganzen auch noch Unkosten hinzu kommen. Zudem wird natürlich erwartet, dass das Dokument wieder in die richtige Ablage einsortiert wird, verbunden mit der Gefahr, dass dabei Fehler passieren.
Das Scannen von neu eingegangenen und älteren Dokumenten als PDF-Dateien mit Xerox DocuMate Scannern kann den Umgang mit Dokumenten in einer Anwaltskanzlei auf eine völlig neue Basis stellen. Xerox verfügt über ein breites Angebot an Scannern mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten und Optionen für das Papierhandling, um eine reibungslose Umwandlung von gedruckten Unterlagen in digitale Schriftstücke auf Desktop- und Abteilungsebene zu gewährleisten. Xerox Scanner verfügen serienmäßig über preisgekrönte Softwarelösungen, die für das Scannen im juristischen Umfeld ideal sind.
Besondere Leistungsmerkmale:
- Scannen von unterschiedlichen Papierformaten in nur einem Durchgang über einen robusten Dokumenteneinzug. Dies bedeutet, dass die Dokumente vor dem Scannen nicht erst nach Größe sortiert werden müssen, da sie alle in einem Durchgang gescannt werden können.
- Automatische Erkennung von Farb- und Schwarzweißdokumenten mit Speicherung im richtigen Format in einem einzigen Durchgang. Würden alle Dokumente in einem Durchgang undifferenziert als Farbdokumente behandelt, entstünden riesige Dateien. Daher scannt diese sehr hilfreiche Funktion alle Schwarzweißdokumente automatisch im Schwarzweißformat, um die Dateigröße zu reduzieren.
- Automatische Drehung des Dokuments, damit dieses immer in der richtigen Ausrichtung angezeigt wird. Hierbei werden auf dem Kopf stehende Dokumente beim Scannen automatisch erkannt und korrekt ausgerichtet, damit alle Dokumente in gleicher Ausrichtung angezeigt werden.
- Starten von Workflows auf Knopfdruck. Visioneer OneTouch macht das Scannen zu einer äußerst komfortablen Angelegenheit: Es sendet das gescannte Dokument per Knopfdruck am Scanner an praktisch jedes beliebige Ziel. Die gescannte Datei wird automatisch an einen Ordner, eine E-Mail, eine Microsoft Office-Anwendung, einen lokalen Drucker oder Netzwerkdrucker, eine benutzerdefinierte Anwendung oder sogar an die Cloud übergeben. Die Auflösung, die Farbtiefe, das Dateiformat und das Papierformat sind allesamt voreingestellt, können jedoch jederzeit geändert werden. OneTouch ist auch mit Visioneer Acuity integriert, so dass auch die Funktionen zur Bildverbesserung beim bequemen Scannen auf Knopfdruck verfügbar sind
Xerox DocuMate 4799
Vielseitigkeit, hohe Geschwindigkeit und beispiellose Zuverlässigkeit machen den Xerox® Documate® 4799 zu einem leistungsfähigen Scanner für anspruchsvolle Umgebungen. Dieses innovative Arbeitspferd schafft ein Tagesvolumen von bis zu 40.000 Seiten. Es scannt dabei bis zu 112 Seiten pro Minute und verwendet drei hochmoderne Sensorsysteme: Erkennung von doppelten Einzügen per Ultraschall, Erkennung zusammengehefteter Dokumente und eine intelligente Zuführungssteuerung, die dafür sorgt, dass der Scan-Job nicht unterbrochen wird.
Im automatischen Einzugsfach können bedenkenlos bis zu 350 Dokumente unterschiedlichen Formats gestapelt werden, denn der Xerox® DocuMate® 4799 verwendet nicht nur einen, sondern drei Ultraschallsensoren zur Erkennung doppelter Einzüge und deckt auf diese Weise die gesamte Dokumentbreite ab. Der Scanner erkennt auch mehrseitige, zusammengeheftete Dokumente und unterbricht in einem solchen Fall den Scanvorgang, um Schäden an der optischen Glasplatte und an den Dokumenten nach Möglichkeit zu vermeiden. Auch die Papierstärke der in den Scanner geleiteten Dokumente wird überwacht. Hierbei wird der Walzendruck automatisch angepasst, damit alle Blätter korrekt zugeführt werden. Diese Sensorkombination stellt einen der zuverlässigsten Zuführungsmechanismen dar, die es heutzutage gibt.
Xerox DocuMate 4790
Der Xerox® Documate® 4790 ist sowohl für volumenstarke als auch für verteilte Scan-Umgebungen der ideale Scanner. Er schafft ein Tagesvolumen von bis zu 15.000 Seiten und wurde mit innovativen Funktionen für einfache Bedienung und produktives Scannen im Batch-Betrieb ausgestattet. Hierzu gehören Funktionen zur Erkennung von zusammengehefteten Dokumenten und doppelten Einzügen sowie zum Scannen von langen Dokumenten.
Als sehr zuverlässiger und kompakter Dokumenten-Scanner erreicht der Xerox® Documate® 4790 Scan-Geschwindigkeiten von bis zu 90 ppm und 180 ipm und verfügt über eine automatische 200-Seiten-Papierzuführung. Diese nimmt Dokumente bis zum Format A3 auf und kann nahezu jede Kombination aus Dokumenten unterschiedlicher Größe und Stärke verarbeiten. Sein einzigartiger Papiereinzugsmechanismus schützt wichtige Dokumente weitestgehend vor Beschädigung, sorgt für einen präzisen Dokumenteneinzug und lässt die Büroarbeit noch effizienter von der Hand gehen.