Fallstudie: Die Personalabteilung
Wie die Personalabteilung eines großen internationalen Unternehmens mit Xerox® DocuMate® Scannern einen digitalen Dokumenten-Workflow schuf.
Durch die Verwendung von zweckbestimmten Scannern anstelle von MFPs verbesserte sich die Eingabequalität, wurden die MFPs für andere Arbeiten freigegeben und konnten die Scanner direkt an die Dokumentenmanagement-Software angebunden werden.
Hintergrund
Ein großes, globales Transportunternehmen mit einer Niederlassung in Afrika beschäftigt über 300 Mitarbeiter und weitere 2000 Subunternehmer, die am Hafen beim Beladen und Löschen der Frachtschiffe tätig sind. Das Unternehmen musste am Hafen nicht nur Unmengen gedruckter Transportunterlagen verarbeiten, da für jeden Transport sechs Ausfertigungen benötigt wurden, sondern hatte auch die gesamte Verwaltungsarbeit für eine große Belegschaft zu bewältigen, die unter einer starken Fluktuation litt. Von Lebensläufen über Verträge bis hin zur Papierkram allgemeiner Art gab es enorme Informationsmengen, die von Personalabteilungen und ihren verantwortlichen Mitarbeitern komplettiert, verwaltet und verarbeitet werden mussten
Die Liste der Probleme mit den bisherigen Abläufen war lang:
- Keine Vertraulichkeit der Daten
- Ständiges Abhandenkommen von Schriftstücken
- Keine dokumentierte Zählung der auf Stellenangebote eingehenden Bewerbungen
- Keine Weiterleitung von Notizen zu Bewerbungsgesprächen an die Personalabteilung
- Schlechte Informationsqualität
- Unorganisierte Prozesse, die keinen Einblick in den aktuellen Status zuließen
- Keine Datensicherung
Um die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern zu können, nahm die Geschäftszentrale in Europa ihre Prozesse unter die Lupe und teilte der afrikanischen Niederlassung mit, dass die Effizienzmängel beseitigt werden müssten. Also lud man einen technischen Berater von Visioneer ein, um den Prozess zu analysieren und herauszufinden, was getan werden könnte, um dem Unternehmen bei der Schaffung eines Workflows zur Verschlankung des Prozesses und zur weitestgehenden Beseitigung der aktuellen Probleme zu helfen.
Das Problem
Die Jobs am Hafen wurden gewöhnlich von Gelegenheitskräften und Subunternehmern besetzt, was zu einer sehr hohen Zahl von Stellenbewerbungen und Stellenausschreibungen führte, die ständig durch das Unternehmen liefen. Viele der Bewerbungen gingen per Post oder E-Mail ein, und eines der größten Probleme war, dass viel zu viele Bewerbungen verloren gingen und gar nicht erst bis zu dem Personalchef gelangten, der für die Besetzung der jeweiligen Stelle zuständig war.
Für den Bewerbungsprozess waren viele manuelle, zeitraubende und fehlerträchtige Abläufe erforderlich. Die Bewerbungen mussten sortiert, kopiert, abgelegt und zur Prüfung an den Personalchef oder die zuständige Abteilung geleitet werden. Beim bisherigen Prozess gingen Bewerbungen entweder verloren, wurden nicht richtig abgelegt und kopiert oder falsch an die Abteilung geleitet, in der die Stelle besetzt werden sollte, so dass das Schriftstück häufig verschwand.
Per Post eingegangene Lebensläufe wurden auf dem Multifunktionsdrucker (MFP) gescannt, doch häufig war die Bildqualität nicht sonderlich gut oder verschwommen, so dass wichtige Informationen kaum noch lesbar waren und die zuständigen Mitarbeiter große Probleme hatten, mit den für ein Einstellungsgespräch in Frage kommenden Bewerbern Kontakt aufzunehmen.
Die Lösung
Um den Workflow zu analysieren, reiste ein technischer Berater von Visioneer nach Afrika. Seine Aufgabe war es, mit den Verantwortlichen des Unternehmens eine maßgeschneiderte Lösung auszuarbeiten, um die innerbetrieblichen Prozesse zu beschleunigen und fehlerresistent zu machen. Am Anfang des Prozesses wurde eine visuelle Darstellung des Dokumenten-Workflows erstellt, um die Problembereiche hervorheben und gezielt angehen zu können.
Nach Prüfung des Prozesses deckte der Techniker von Visioneer die Probleme auf und kam zu dem Schluss, dass die eingehenden Schriftstücke besser mit einem zweckbestimmten Scanner anstatt mit MFPs gescannt werden sollten. Dadurch könnte sich die Eingabequalität verbessern, die MFPs könnten für andere Arbeiten freigegeben werden und die Scanner könnten direkt an die Dokumentenmanagement-Software angebunden werden. Für Xerox® DocuMate® 5460 Scanner entschied man sich aufgrund der Tatsache, dass diese Geräte nicht nur schnell und robust waren, sondern auch Ausweiskarten aus Kunststoff einscannen konnten.
Nachdem das richtige Gerät identifiziert war, wandte man sich dem Dokumenten-Workflow zu. Das Ergebnis war eine Lösung, bei der alle eingehenden Schriftstücke zunächst in eine zentrale Abteilung gelangten, wo sie auf dem DocuMate 5460 gescannt und anschließend in Netzwerk-Ordnern abgelegt wurden. Anschließend wurden Mitteilungen an die zuständigen Abteilungsleiter übermittelt, um diese zur Prüfung der jeweiligen Dokumente aufzufordern. Wenn sie ein Bewerbungsgespräch mit einem Kandidaten wünschten, mussten sie nur mit der Maus auf eine Schaltfläche klicken, und schon wurde die Personalabteilung beauftragt, das Bewerbungsgespräch zu arrangieren.
Die Ergebnisse
Nach Einführung der Xerox DocuMate 5460 machte sich in dem Unternehmen eine sofortige Verbesserung bemerkbar. Die Bewerbungen wurden schneller und effizienter verarbeitet, und man konnte die offenen Stellen viel schneller als zuvor besetzen. Dies hat dem Unternehmen letztlich dabei geholfen, am Hafen genau die richtige Belegschaftsstärke vorzuhalten und somit rentabel und wirtschaftlich zu arbeiten. Zudem konnten Kosten gesenkt werden, da der effiziente elektronische Prozess es erlaubte, das Druckaufkommen zu senken und beim Dokumenten-Management beträchtliche Einsparungen in Höhe von 30 Tsd. USD jährlich zu erzielen; dabei hatte sich die Investition bereits einen Monat nach Einführung der Lösung amortisiert. Einer der größten Vorteile des neuen Systems lag in der Aufbewahrung der Schriftstücke, denn diese wurden alle am richtigen Speicherort archiviert, so dass die Mitarbeiter nun schnell und bequem auf die Dokumente zugreifen und bei Bedarf aktiv werden konnten. Außerdem wurden alle Schriftstücke und Bewerbungen dokumentiert und kamen in die richtigen Hände.
Fazit
Die Personalabteilung war Vorreiter bei der Dokumentenmanagement-Lösung, doch inzwischen haben auch andere Abteilungen die Technologie für sich entdeckt. So werden am Hafen jetzt iPads verwendet, um die Frachtdokumente sofort zu scannen und auf diese Weise gleichzeitig auf dem iPad verfügbar zu haben. Das Ergebnis ist eine produktivere, moderne Verwaltung der Transportabläufe. Zuvor hatte die Niederlassung in Afrika für seine Verwaltungsprozesse keinen sehr guten Ruf, doch inzwischen gehört sie zu den besten überhaupt, und die europäische Geschäftszentrale strebt nun die Einführung der afrikanischen Vorgehensweise im gesamten Unternehmen an.
An weiteren Vorteilen sind zu nennen:
- Zeit- und Geldersparnis
- Verkürzung des Prüfungs- und Interview-Verfahrens von vier Wochen auf zwei Tage
- Bei einer Zusage erhält der Bewerber schon unmittelbar nach der Prüfung und dem Interview einen Vertrag
- Keine Duplizierung von Dokumenten mehr
- Kein verschwendeter oder zusätzlich benötigter Speicherplatz, dadurch Einsparungen im IT-Bereich
- Dokumente werden bei Erhalt sofort elektronisch gespeichert und können daher nicht mehr verlorengehen
- 15 % weniger Druckaufkommen und Papierverbrauch
- Zeitaufwand für Problemklärung im Ausschreibungsprozess um 30 % reduziert
- Fähigkeit zur schnelleren Besetzung von Stellen und zur effizienteren Verwaltung
- Rotes Signal bei nicht termingerechter Besetzung einer Stelle
- Grünes Signal bei schneller Besetzung einer Stelle
- Gelbes Signal bei Kandidaten, die mehr als eine Stelle besetzen können; anschließend können mehrere Entscheider den Bewerber zum Gespräch einladen und ihm eine Stelle anbieten
- Ein einziger, zentraler Überwachungsprozess statt verschiedener dezentraler Prozesse
- Wenn Verwaltungsmitarbeiter nicht im Büro sind, eskaliert das System den Vorgang automatisch bis zu einer relevanten Maßnahme, die getroffen werden kann, um keine Fristen verstreichen zu lassen.