Soluciones Jurídicas

Escanear en el entorno jurídico

Todos los que trabajan en el sector jurídico, es decir, los abogados intermediarios, los abogados autorizados para actuar ante tribunales superiores, los tribunales y los administradores, manipulan y manejan grandes cantidades de documentos diariamente. Puede que facturar horas sea la especialidad de los abogados, pero una firma en un papel es la base de la mayor parte del sistema jurídico. Los documentos forman la base de la comunicación, la referencia, la negociación y la celebración de contratos, leyes y pruebas. La cantidad de papel que impulsa al sistema jurídico y que se procesa en él es enorme.

Las oficinas de muchos estudios jurídicos están inundadas de cajas y archivadores llenos de papel. El papel es caro de almacenar y su recuperación requiere la intervención humana para buscar y verificar físicamente el documento en cuestión. Una vez encontrado, el documento se manipula aún más (se copia o envía por correo electrónico), por lo que se le suma el costo a la inconveniencia. Después existe la expectativa de que el documento se devuelva al lugar de archivo correcto, y el riesgo es que no se archive de manera correcta.

Escanear documentos entrantes y heredados al formato PDF con los escáneres Xerox DocuMate puede cambiar todo el paradigma de los documentos en una oficina jurídica. Xerox cuenta con una amplia gama de escáneres con una variedad de velocidades y opciones de manipulación del papel para agilizar la conversión del papel al formato digital a nivel del escritorio y departamental. Los escáneres Xerox están equipados con soluciones de software premiadas, ideales para escanear en el entorno jurídico.

Las características destacadas son las siguientes:

• Permiten escanear soportes de diferentes tamaños en una sola partida a través de un alimentador de documentos robusto. Esto significa que no se deben ordenar los documentos antes de escanearlos, ya se que se pueden escanear todos al mismo tiempo en la misma partida.
• Detectan de forma automática si el documento es a color o en blanco y negro, y los guardan en el formato correcto en una sola partida. Esta es una función útil ya que, si todos los documentos escaneados en la misma partida se trataran como documentos a color, el tamaño del archivo sería enorme; por lo tanto, escanea los documentos en blanco y negro automáticamente en blanco y negro para reducir el tamaño del archivo.
• Rotación automática del documento para que siempre se visualice con la parte correcta hacia arriba. Automáticamente detecta si un documento de una partida se escaneó de forma invertida y lo rota para que todos los documentos queden iguales.
• Inicia un proceso de trabajo con solo tocar un botón. La tecnología OneTouch de Visioneer brinda una experiencia de escaneo fácil de usar que envía su documento escaneado prácticamente a cualquier destino simplemente al tocar un botón en su escáner. El archivo escaneado se envía automáticamente a una carpeta, un correo electrónico, una aplicación de Microsoft Office, una impresora local o en red, una aplicación personalizada o incluso a la nube. La resolución, la profundidad de color, el formato del archivo y el tamaño del papel están preconfigurados, pero se pueden cambiar en cualquier momento. La tecnología OneTouch también está integrada con Visioneer Acuity, lo que significa que todas las funciones de mejora de la imagen están disponibles simplemente con tocar un botón para escanear.

Xerox DocuMate 4790

El DocuMate^® 4790 de Xerox^® es el escáner ideal para grandes volúmenes y entornos de escaneo distribuido. Tiene un ciclo de trabajo de hasta 15.000 hojas por día y fue diseñado con características innovadoras para una fácil operación y un escaneo productivo de partidas, incluidos documentos grapados, detección ultrasónica de doble alimentación y apoyo para el escaneo de documentos largos.

El DocuMate^® 4790 de Xerox^® es un escáner de documentos altamente fiable y compacto que escanea hasta 90 páginas por minuto (pages per minute, ppm) y 180 impresiones por minuto (impressions per minute, ipm) e incluye un Alimentador Automático de Documentos de 200 páginas que acepta hasta documentos de tamaño A3 y puede manejar casi cualquier mezcla de papel en varios tamaños y grosores. Su mecanismo alimentador de papel único minimiza la posibilidad de dañar documentos importantes y asegura una alimentación de papel precisa para hacer su trabajo de oficina aún más eficiente.