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Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero
Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero

Estudio de caso del Departamento de RR. HH.

Cómo un departamento de RR. HH. de una empresa internacional de gran envergadura creó un flujo de trabajo de documentos digitales utilizando los escáneres DocuMate® de Xerox®

El uso de escáneres especializados en lugar de impresoras multifunción mejoró la calidad de entrada, dejó otros trabajos para las impresoras multifunción y permitió conectar los escáneres directamente con el software de gestión de documentos.


Antecedentes

Una empresa naviera de gran envergadura con una oficina en África tiene más de 300 empleados además de otros 2000 contratistas que trabajan en el puerto cargando y descargando buques cargueros. No solo tenían que trabajar con una enorme cantidad de documentos de embarque en el puerto, ya que para cada embarque se necesitaban 6 copias, sino que la empresa también era responsable de la documentación de una gran fuerza de trabajo con alta rotación. Desde los CV hasta los contratos, pasando por la documentación laboral de tipo general, los gerentes de los departamentos de RR. HH. y de contrataciones eran responsables de completar, gestionar y procesar una enorme cantidad de información.

La lista de problemas con los procesos establecidos incluía los siguientes:

  • Falta de confidencialidad en los datos
  • Constantes extravíos de documentos
  • Falta de registro de cuántas solicitudes recibían para cada puesto
  • Las entrevistas no se remitían al departamento de RR.HH.
  • Mala calidad de la información
  • Procesos mal gestionados que no brindaban visibilidad sobre la situación real
  • Falta de copias de seguridad de los datos

A fin de mejorar la eficacia en el lugar de trabajo, la casa matriz con sede en Europa analizó los procesos y le ordenó a la oficina de África que resolviera las ineficiencias. Por lo tanto, invitaron a un consultor técnico de Visioneer a que analizase el proceso y pensase qué se podría hacer para crear un flujo de trabajo que agilizara el proceso y minimizara los problemas actuales.


El problema

En el puerto, los puestos de trabajo se cubrían, principalmente, con personal eventual y contratistas, lo cual generaba un volumen muy alto de solicitudes y ofrecimientos de empleo que circulaban por la empresa en todo momento. Muchas de las solicitudes se recibían por correo postal y por correo electrónico, y uno de los principales problemas era que se perdían demasiados CV que no llegaban al gerente de contrataciones responsable de cubrir las vacantes.

El proceso de solicitudes requería gran cantidad de procesos manuales, que se demoraban mucho tiempo y eran propensos a errores. Las solicitudes debían ordenarse, copiarse, archivarse y enviarse al gerente de contrataciones o al departamento para su evaluación. En el proceso existente, las solicitudes se extraviaban o no eran archivadas y copiadas correctamente, o bien eran enviadas incorrectamente al departamento que realizaba la contratación para el cargo, lo cual tenía como consecuencia la pérdida de documentación.

Los CV recibidos por correo postal se escaneaban en la impresora multifunción (MFP), pero, con frecuencia, la calidad de la imagen no era muy buena o quedaba borrosa, de modo que resultaba difícil leer la información importante y se dificultaba la tarea de los gerentes de comunicarse con los solicitantes que deseaban entrevistar.


La solución

A fin de analizar el flujo de trabajo, un consultor técnico de Visioneer viajó a África para trabajar con la empresa y desarrollar una solución personalizada a fin de acelerar los procesos de la organización y eliminar los errores. Para iniciar el proceso, se creó una imagen del flujo de trabajo de los documentos para señalar y abordar las áreas problemáticas.

Después de analizar el proceso, el técnico de Visioneer descubrió los problemas y llegó a la conclusión de que sería mejor que la documentación entrante se escaneara en escáneres dedicados exclusivamente a esa tarea, en lugar de en las MFP, ya que así podría mejorarse la calidad de la documentación de entrada, las MFP podrían quedar libres para otras tareas y los escáneres podrían conectarse directamente con el software de gestión de documentos. Se seleccionaron los escáneres DocuMate® 5460 de Xerox® debido a que el dispositivo no solo es rápido y resistente sino que, además, puede escanear tarjetas de identificación de plástico.

Una vez identificado el dispositivo, se analizó el flujo de trabajo de los documentos, y esto dio como resultado una solución en la cual todos los documentos entrantes eran recibidos en un departamento central donde se escaneaban en el DocuMate 5460 y, luego, se colocaban en los directorios de la red. Después, se enviaban avisos al gerente respectivo para informarle que debía evaluar el documento. Si deseaba entrevistar al candidato, todo lo que necesitaba era hacer clic en un botón y se alertaba a RR. HH. para que programara la entrevista.


Los resultados

Una vez instalados los DocuMate 5460 de Xerox, la empresa experimentó una mejora inmediata. Las solicitudes se procesaban de manera más rápida y eficiente, y la empresa pudo ocupar los cargos vacantes con mayor rapidez, lo cual, en definitiva, la ayudó a asegurarse la dotación en puerto adecuada que le permitiera ser rentable y económica. Además, redujo los costos porque el eficiente proceso electrónico permitió reducir la cantidad de documentación impresa y obtener ahorros de costos significativos de USD 30.000 al año en concepto de gestión de documentos anual y un retorno sobre la inversión en el término de 1 mes de implementada la solución. Uno de los principales beneficios del nuevo sistema fue el almacenamiento, ya que todos los documentos se archivaban en la ubicación correcta y los empleados podían acceder a ellos rápida y fácilmente para realizar el trabajo requerido. Además, se daba cuenta de la ubicación de todos los documentos y solicitudes, ya que estos llegaban siempre al destinatario correcto.


Conclusión

El departamento de RR. HH. fue pionero en la solución de gestión de documentos y desde entonces, otros departamentos también han adoptado esta tecnología. Por ejemplo, en el puerto, ahora usan iPads para escanear inmediatamente los documentos de embarque, a fin de que estén disponibles simultáneamente en el iPad, lo cual se traduce en una administración de los embarques más moderna y productiva. Antes, la oficina de África no tenía una buena reputación por sus procesos de administración, pero, ahora, es una de las mejores, y la casa matriz europea está considerando implementar estas prácticas en toda la empresa.

Entre los beneficios adicionales, se incluyen los siguientes:

  • Ahorro de tiempo y dinero
  • Reducción del proceso de evaluación y entrevista de cuatro semanas a dos días
  • Una vez seleccionado, al solicitante se le ofrece un contrato inmediatamente después del proceso de evaluación y entrevista
  • No hay duplicación de los documentos
  • No se necesita ni se desperdicia espacio de almacenamiento extra, lo cual tiene como resultado ahorros en TI
  • Los documentos se almacenan electrónicamente desde el momento de su recepción; por lo tanto, no se pierden
  • Reducción del 15 % en la impresión y el consumo de papel
  • Reducción del 30 % en el tiempo dedicado a las cuestiones de reclutamiento de personal.
  • Capacidad de ocupar los cargos más rápido y administración más eficiente
  • Se muestra un indicador rojo cuando no se ocupó un cargo dentro del plazo requerido
  • Se muestra un indicador verde cuando se ocupó un cargo rápidamente
  • Se muestra un indicador amarillo cuando una persona puede ocupar más de un cargo. En ese caso, varios gerentes pueden entrevistar al solicitante y ofrecerle un cargo
  • Un solo proceso de supervisión centralizado, en lugar de varios descentralizados
  • Si algún miembro del personal administrativo está fuera de la oficina, el sistema automáticamente remite la entrada a un superior, a fin de tomar medidas para asegurar que se cumplan los plazos