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Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero
Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero

Siete maneras en que los escáneres de documentos pueden ahorrar tiempo y dinero

From digitising archives to handling the paperwork businesses rely on, here's why the right document scanner can prove invaluable

Handle cost of paper based documents using xerox scanners

1. Reducir la dificultad y el costo de manejar documentos en papel

Para muchas organizaciones, los formularios en papel siguen siendo algo cotidiano. Por ejemplo, es posible que las compañías de logística sigan trabajando con comprobantes de entrega y, digamos, si hay 30 choferes que transportan 50 entregas por día, el papeleo se acumula rápidamente. Toda reducción en el tiempo y el esfuerzo realizados para procesar todos esos formularios resultará en menores cargas de trabajo y, a largo plazo, generará menores costos operativos.
Como varios escáneres de Xerox, el DocuMate 5460 se suministra junto con Dokmee Capture, una poderosa herramienta para escanear que captura información de documentos en papel y la transforma en datos utilizables, que permiten hacer búsquedas y totalmente indexados. Configure plantillas para sus formularios, y Dokmee Capture los procesará a la velocidad en que tarden en escanearse. En nuestro ejemplo de la compañía de logística, los formularios en papel se convierten en información útil para el negocio a los pocos minutos de que el chofer vuelve a la base.


2. Usar toda su información

Al trabajar en papel, no está trabajando con la última información. Cuanto más rápido puede leerse, hacerse búsquedas y analizarse el contenido de formularios y correspondencia, más rápido se convertirán en una ventaja para su compañía.
Si está eligiendo un escáner de documentos, asegúrese de que esté respaldado por herramientas poderosas. Los escáneres de documentos Xerox cuentan con Nuance PaperPort Professional 14, Nuance PDF Converter Professional 7, OmniPage Pro 18, Visioneer Acuity y Dokmee Capture; todos pueden ayudarlo a crear flujos de trabajo de nuevos documentos y a convertir el papel en PDF casi en tiempo real.
No tiene por qué tratarse solamente de información nueva: ¿qué sucede con la información almacenada en los archivos de la compañía? Los formularios viejos, la correspondencia, los archivos de casos y las cuentas se convierten en recursos que permiten hacer búsquedas, compartir, analizar y usar sin que alguien tenga que examinar los archivadores. Esto puede significar no solo ahorro de tiempo y costos, sino también de oportunidades reales.


3. Velocidad pura, máxima fiabilidad

Cuanto más rápido funcione su escáner de documentos, más páginas podrán procesar el dispositivo y la persona que lo opera en cualquier circunstancia. Esto puede significar menos tiempo para convertir formularios o archivar productos, y más tiempo disponible para otras actividades o la capacidad de usar de forma más eficiente al personal disponible.
El DocuMate 5460 de Xerox, por ejemplo, es un escáner tremendamente rápido, que genera 60 páginas individuales o 120 páginas por minuto en modo a dos caras, con un alimentador automático de documentos con capacidad de 75 páginas para que las páginas pasen a través del escáner.
Sin embargo, una gran velocidad no sirve sin verdadera fiabilidad. Xerox diseña sus escáneres teniendo esto en cuenta, con rodillos que rotan a la izquierda y a la derecha para reducir la distorsión al escanear o un rodillo que previene la alimentación doble y que revierte la rotación en el instante en que el primer documento deja el alimentador de papel, para que no ingresen dos páginas al mismo tiempo.


4. Software inteligente para mejoras

La óptica y los sensores de los escáneres de Xerox están diseñados para escanear a gran velocidad sin comprometer la calidad, pero, en algunas ocasiones, los documentos originales pueden estar descoloridos, mal impresos o pueden ser difíciles de leer. Los documentos escaneados que no brindan su información no sirven para nadie, pero Xerox envía sus escáneres con softwares como Visioneer Acuity y Nuance PaperPort Professional que pueden procesar los documentos escaneados de forma automática para obtener la imagen más precisa y detallada de cada caracter y palabra. Los documentos escaneados procesados se generan listos para el reconocimiento óptico de caracteres (optical character recognition, OCR) y/o conversión a PDF, con cada paso lo más automatizado posible para ahorrar tiempo y esfuerzo.


5. Escaneo fácil determinado por el flujo de trabajo

Los escáneres de documentos de Xerox están diseñados para ajustarse a los flujos de trabajo de las empresas, y así permiten a los usuarios hacer más tareas de forma más eficiente. La herramienta Visioneer OneTouch Scan, por ejemplo, escanea automáticamente a correo electrónico, impresión, un documento Word o una carpeta de archivo, e incluso puede escanear a la nube.
Use PaperPort Professional y PDF Convertor Professional 7, y podrá escanear directamente a PDF, y transformar hasta 75 páginas en un solo documento que permite hacer búsquedas en menos de 90 segundos. Incluso puede escanear directamente a la nube. Use Dokmee Capture, y los formularios se convertirán en datos en una base de datos en cuestión de minutos. Como sea y donde sea que quiera almacenar y gestionar sus documentos, los escáneres de documento de Xerox pueden ayudarlo a guardarlos en el lugar correcto, en el formato correcto, más rápido.


6. Sin límites artificiales

Muchas soluciones de documentos tienen limitaciones artificiales o consecuencias económicas innecesarias. En algunas, hay que pagar a medida que se avanza para seguir escaneando, mientras que otras tienen una estructura de pago proporcional que cambia según la velocidad a la que se escanea. Xerox formó un equipo con Dokmee y Dokmee Capture debido a que ofrecen capacidades ilimitadas para escanear sin ninguna de estas limitaciones y son compatibles con todos los escáneres de Xerox, sin que la velocidad sea un problema.
Dokmee Capture es una solución completa e inmediata para escanear grandes cantidades de documentos con las opciones de captura de datos y herramientas de informes y edición más poderosas del mercado. No se limitó en ningún nivel, por lo que permite a su compañía aprovechar al máximo los escáneres de documentos y soluciones de Xerox.


7. OCR eficaz que supera las barreras lingüísticas

Los escáneres de Xerox cuentan con un poderoso software de OCR que convierte los documentos en papel a texto digital con increíble precisión. Sin embargo, muchas empresas necesitan trabajar con más de un idioma. Por ejemplo, en una empresa con sucursales en Londres y París, la sede tiene que manejar documentos en inglés y en francés. Nadie quiere que disminuya la velocidad del flujo de trabajo mientras se cambia la configuración del idioma y/o se reinicia el software, ¿no es así? Con los escáneres de documentos de Xerox y Dokmee Capture, es posible escanear documentos en dos de los 165 idiomas compatibles, y los sistemas de OCR cambian de uno a otro sobre la marcha. Un escáner y una estación de trabajo pueden trabajar con dos idiomas, por lo que se reduce la inversión en hardware y software, la dotación de personal y los costos de operación.


¿Por qué elegir un escáner de documentos en primer lugar?

El papel sigue siendo una tecnología clave para casi todas las empresas. Es instantáneo, presume de una vida útil increíble y puede ser un increíble recurso de colaboración, pero debe ser tratado con respeto. No solo se puede perder información vital, también es fácil ignorar información valiosa que muchas veces se encuentra guardada en archivos de papel.
Quizá su empresa tiene un enorme archivo de formularios, registros, papeleo y correspondencia, con la necesidad de convertirlos a formato digital de la manera más eficiente posible. Quizá necesite seguir trabajando con formularios en papel, pero está buscando formas más eficaces para convertir los datos almacenados en ese formato al mundo digital. En cualquiera de estos casos, los escáneres de documentos pueden ayudarle a ahorrar tiempo y dinero. La combinación de hardware rápido, fiable y de alto desempeño, y un paquete de software inteligente puede brindar muchos de los beneficios de los flujos de trabajo puramente digitales, y se asombrará de la velocidad y flexibilidad que muchos escáneres modernos pueden ofrecer.
La misma combinación también puede achicar el trabajo de esos enormes archivos y ayudar a las organizaciones a prepararse para el futuro. Desde los escáneres móviles, los económicos escáneres de escritorio y grupos de trabajo hasta las máquinas departamentales confiables de trabajo pesado, Xerox cuenta con una solución para satisfacer las necesidades de cada compañía. De hecho, un modelo versátil de escritorio, como el DocuMate 5460, puede cubrir toda una gama de requisitos, desde el archivo electrónico hasta los flujos de trabajo de escaneo a PDF en tiempo real o la conversión de formularios a gran velocidad. Visite xeroxscanners.com para encontrar el escáner perfecto para sus necesidades o contáctese con nosotros a eusales@xeroxscanners.com para solicitar una unidad de prueba.