Solutions pour Services Juridiques

Numérisation en environnement juridique

Dans le domaine juridique, tous les intervenants (avocats, conseils, tribunaux, administrateurs judiciaires) traitent et gèrent au quotidien des quantités de documents papier. Les heures qu'un avocat facture font certes ses affaires, mais le système juridique repose en grande partie sur des documents signés. Les documents constituent la base de communication, de référence, de négociation et d'exécution des contrats, des lois, des preuves. La quantité de papier qui alimente ainsi le système juridique et y est traitée est énorme.

Les bureaux de nombreux cabinets sont ainsi inondés de cartons et de classeurs. Des interventions humaines coûteuses sont nécessaires pour conserver, comme pour rechercher et vérifier un document spécifique. Une fois trouvé, celui-ci donne lieu à d'autres traitements (copie, courrier) qui ajoutent des frais à ces complications. Ensuite ce document est censé reprendre sa place dans le bon dossier, avec le risque d'une erreur de classement.

Grâce aux scanners DocuMate de Xerox, la numérisation des documents reçus et internes au format PDF peut totalement modifier le paradigme de la documentation d'un service juridique. Xerox propose une large gamme de scanners de diverses capacités, avec différentes possibilités de traitement des documents papier, pour gérer la conversion en numérique des flots de documents, pour un bureau comme au niveau d'un service. Les scanners Xerox sont équipés de solutions logicielles primées, idéales pour les traitements en environnement juridique.

Points forts:

• Possibilité de numériser par lots des supports de différentes tailles dans un bac d'alimentation robuste. Il n'est donc pas nécessaire de trier d'abord les documents à numériser car ils peuvent être tous traités dans un même lot.
• Détection automatique, dans un lot, des documents couleur ou noir et blanc pour les numériser au bon format. Cette fonction est très utile car, si tous les documents d'un lot étaient traités en mode couleur, le fichier serait gigantesque ; la reconnaissance automatique du noir et blanc réduit évidemment sa taille.
• Rotation automatique du document pour toujours l'afficher dans le bon sens. Dans le lot, un document numérisé tête en bas est détecté automatiquement et retourné pour l'aligner avec les autres.
• Démarrage d'un traitement en une touche. La technologie OneTouch de Visioneer offre une facilité de traitement des numérisations en permettant de transmettre votre document vers presque toutes destinations, en appuyant simplement sur les touches de votre scanner. Le fichier numérisé est envoyé automatiquement vers un dossier, une adresse courriel, une application Microsoft Office, une imprimante locale ou réseau, une application personnalisée, voire le cloud. La résolution, la profondeur des couleurs, le format du fichier et du papier, tous prédéfinis, peuvent être modifiés à tout moment. OneTouch étant aussi intégré à Visioneer Acuity, les options d'amélioration des images sont également disponibles aussi simplement que la numérisation par simple bouton.

Xerox DocuMate 4790

Le Xerox^® DocuMate^® 4790 est le scanner idéal pour les environnements qui nécessitent de diffuser de gros volumes de documents numérisés. Pour son rythme de production de 15 000 pages par jour, il est conçu avec des fonctionnalités novatrices pour contrôler facilement la numérisation par lots, notamment en cas de documents agrafés, de détection de pages superposées et de traitement des documents longs.

Scanner extrêmement fiable et compact, le Xerox^® DocuMate^® 4790 peut numériser jusqu'à 90 pages et 180 images/minute ; il comporte un bac d'alimentation automatique de 200 pages jusqu'au format A3 et peut traiter presque toute combinaison de dimensions et d'épaisseurs de papier. Son mécanisme d'alimentation spécifique minimise le risque d'endommager des documents importants, et assure la précision du traitement pour améliorer encore l'efficacité des tâches de bureau.