Étude de cas - Département des ressources humaines

Le département Ressources humaines d'une grande entreprise internationale crée un flux de travail de documents numériques en utilisant les scanners Xerox® DocuMate®.

L'utilisation de scanners dédiés plutôt que d'imprimantes multifonctions améliore la qualité des données d'entrée ; les imprimantes sont libérées pour d'autres tâches et les scanners peuvent reliés directement au logiciel de gestion documentaire.

Situation initiale

Une grande entreprise mondiale d'affrètement, pour son bureau en Afrique, compte plus de 300 employés et 2000 sous-traitants qui chargent et déchargent des cargos sur le port. Elle ne doit pas seulement traiter une vaste quantité de documents d'expédition sur le port, chaque transport nécessitant 6 copies ; l'entreprise doit aussi se charger de la paperasserie pour un effectif important avec une rotation élevée. Entre les CV, les contrats et les documents généraux concernant l'emploi, cela fait quantités d'informations que les services des ressources humaines et les responsables du recrutement doivent compléter, traiter et gérer.

Voici la liste des problèmes présentés pas les processus existants :

• Aucune confidentialité des données
• Documents constamment perdus
• Aucun enregistrement du nombre de candidatures reçues pour chaque poste
• Notes des entretiens non retransmises au département des ressources humaines
• Mauvaise qualité des informations
• Processus non gérés ne donnant pas de visibilité pour la situation actuelle
• Pas de sauvegarde des données

Pour améliorer l'efficacité sur le lieu de travail, le siège européen a étudié les processus locaux et déclaré à ce bureau en Afrique qu'il fallait résoudre les problèmes d'inefficacité. Un consultant technique de Visioneer a été invité à analyser le processus pour trouver comment aider ce bureau à créer un flux de travail pour le rationaliser et minimiser les problèmes actuels.

La solution

Pour analyser le flux de travail, un conseiller technique de Visioneer s'est rendu en Afrique afin d'élaborer avec l'équipe locale une solution personnalisée : comment accélérer les processus de l'organisation, sans risque d'erreur. Pour lancer l'analyse, ils ont élaboré une présentation visuelle du flux de documents afin de souligner les secteurs à problèmes et de les régler.

Après avoir étudié le processus, le technicien de Visioneer a trouvé une solution aux problèmes constatés. Il serait préférable de traiter les documents reçus avec des scanners dédiés plutôt qu'une imprimante multifonction : la qualité des données d'entrée pourrait être améliorée, les imprimantes seraient libérées pour d'autres tâches, et les scanners seraient reliés directement au logiciel de gestion documentaire. Le choix s'est porté sur les scanners Xerox® DocuMate® 5460 du fait que ce modèle n'est pas seulement rapide et robuste, mais qu'il peut numériser les pièces d'identité plastifiées.

Une fois ce modèle identifié, l'attention s'est portée sur le flux de travail documentaire ; pour la solution trouvée, tous les documents présentés seraient réceptionnés par un service central où ils seraient numérisés sur DocuMate 5460, puis enregistrés dans des répertoires en réseau. Ensuite chaque responsable concerné serait prévenu qu'il aurait un document à examiner. Pour voir le candidat en entretien, il suffirait de cliquer sur un bouton pour transmettre aux Relations humaines une demande afin de l'organiser.

Les résultats

Dès le déploiement des scanners DocuMate 5460, l'entreprise a constaté une amélioration immédiate. Les candidatures ont été traitées plus vite et plus efficacement, les postes pourvus plus rapidement, ce qui a finalement aidé l'entreprise à s'assurer l'effectif voulu sur le port de manière rentable et économique. De plus les coûts ont diminué car ce procédé électronique efficace a permis de réduire les besoins d'impression et d'économiser sérieusement sur les frais : 30 000 $ par an sur la gestion documentaire, et un retour sur investissement dès le premier mois de mise en œuvre de la solution. La conservation figure parmi les plus grands avantages du nouveau système : avec un archivage au bon emplacement de tous les documents, les employés peuvent y accéder rapidement et facilement, et agir en temps voulu. En outre, tous les documents et toutes les candidatures sont prises en compte et en de bonnes mains.

Conclusion

Le département des ressources humaines a été le pionnier de la solution de gestion documentaire, mais d'autres départements ont adopté la même technologie. Par exemple, on utilise maintenant des iPads pour numériser immédiatement les documents d'expédition : disponibles simultanément sur le réseau, l'administration des expéditions s'en trouve plus productive et moderne. Auparavant le bureau en Afrique n'avait pas une bonne réputation quant à ses processus administratifs, mais c'est l'un des meilleurs aujourd'hui et le siège européen envisage d'instaurer les mêmes pratiques dans toute l'entreprise

Autres avantages :

• Économies de temps et d'argent
• Délais d'examen et d'entretien réduits de quatre semaines à deux jours
• Les candidats sélectionnés reçoivent un contrat dès la fin du processus d'examen et d'entretien.
• Aucune duplication des documents
• Aucun stockage supplémentaire ni espace perdu, économies en informatique
• Stockage électronique des documents dès réception, donc sans perte
• 15 % d'impression et de papier en moins
• Réduction de 30 % du temps passé sur les questions de recrutement
• Postes pourvus plus vite, administration plus efficace
• Feu rouge pour signaler si un poste n'est pas pourvu en temps voulu
• Feu vert pour signaler qu'un poste est pourvu rapidement
• Feu orange si un candidat répond à plusieurs postes : plusieurs responsables peuvent lui faire passer un entretien et lui faire une offre
• Un seul processus de surveillance centralisé au lieu de plusieurs processus décentralisés
• Si un employé administratif est absent, le système fait remonter l'information et la mesure appropriée peut être prise pour assurer le respect des délais.