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Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero
Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero

Sept manières d'économiser du temps et de l'argent avec les scanners

De la numérisation des archives au traitement des papiers sur lesquels reposent les activités, voici comment un scanner approprié devient inestimable.

Handle cost of paper based documents using xerox scanners

1. Réduire les tracas et les coûts de traitement de documents papier

Pour beaucoup d'organisations, les formulaires papier demeurent une réalité incontournable. Une entreprise de logistique, par exemple, pourrait encore travailler avec des bordereaux de livraison ; avec, mettons 30 chauffeurs faisant chacun 50 livraisons par jour, la quantité de paperasse s'accumule vite. Toute réduction du temps et des efforts consacrés à traiter tous ces formulaires réduira la charge de travail, et à long terme diminuera les charges d'exploitation.
Comme plusieurs scanners Xerox, le DocuMate 5460 est fourni avec Dokmee Capture : cet outil puissant capture les informations sur les documents papier et les transforme en données totalement indexées permettant utilisations et recherches. Configurez les modèles de vos formulaires et Dokmee Capture pourra les traiter aussi vite que pour les numériser. Dans notre exemple d'entreprise de logistique, les formulaires papier deviennent ainsi, au retour du chauffeur à sa base, des informations commerciales utiles en quelques minutes.


2. Tirer parti de toutes vos informations

Lorsque vous travaillez sur papier, vous n'utilisez pas les informations les plus récentes. Plus vite vous pouvez transformer le contenu de formulaires ou de courriers en informations permettant lecture, recherches, analyses, plus vite elles deviennent un atout pour votre entreprise.
Lorsque vous choisissez un scanner de documents, assurez-vous qu'il est complété par des outils puissants. Les scanners de documents Xerox sont fournis avec Nuance PaperPort Professional 14, Nuance PDF Converter Professional 7, OmniPage Pro 18, Visioneer Acuity et Dokmee Capture ; tous ces outils peuvent vous aider à élaborer de nouveaux flux de travaaux pour votre documentation, et à passer du papier au format PDF quasiment en temps réel.
Ceci n'a pas à se limiter aux informations nouvelles : quid des informations conservées dans les archives de l'entreprise ? Les formulaires, correspondances, dossiers, comptes classés deviennent des ressources à étudier, partager, analyser, utiliser, sans que quiconque ait à se plonger dans des armoires d'archives. Ce n'est pas juste une affaire d'économies de temps et de coûts, mais plutôt d'opportunités réelles.


3. Vitesse brute, fiabilité maximale

Cuanto más rápido funcione su escáner de documentos, más páginas podrán procesar el dispositivo y la persona que lo opera en cualquier circunstancia. Esto puede significar menos tiempo para convertir formularios o archivar productos, y más tiempo disponible para otras actividades o la capacidad de usar de forma más eficiente al personal disponible.
Plus un scanner de documents fonctionne vite, plus il traite de pages pour son opérateur un jour donné. Ceci peut signifier moins de temps passé à convertir des formulaires ou archiver des produits, et plus consacré à d'autres activités, ou encore la capacité d'utiliser plus efficacement le personnel disponible. Le modèle Xerox DocuMate 5460, par exemple, est un scanner d'une rapidité redoutable avec un débit de 60 pages simples par minute, ou 120 en mode duplex, équipé d'un bac d'alimentation automatique avec une capacité de 75 pages pour la continuité du traitement.
Toutefois une vitesse rapide ne vaut rien sans réelle fiabilité. Xerox conçoit ses scanners en gardant ceci à l'esprit : les galets tournent vers la gauche et la droite pour réduire le biais pendant la numérisation ou, pour empêcher la superposition de pages, un galet tourne en sens inverse dès que la feuille à traiter quitte le bac pour qu'une deuxième feuille ne passe pas en même temps.


4. Des logiciels intelligents pour mieux faire

Dans les scanners Xerox, les optiques et les capteurs sont construits pour fonctionner à grande vitesse sans compromettre la qualité des numérisation, mais il arrive que les documents d'origine soient délavés, mal imprimés ou difficiles à lire. Des numérisations qui ne traduisent pas les informations ne sont bonnes pour personne ; c'est pourquoi Xerox fournit ses scanners avec des logiciels comme Visioneer Acuity et Nuance PaperPort Professional, qui peuvent traiter automatiquement les numérisations pour obtenir l'image la plus précise et détaillée de chaque caractère et chaque mot. Les documents numérisés sont prêts pour une reconnaissance de caractères (OCR) et/ou une conversion en PDF, chaque étape étant aussi fortement automatisée que possible pour économiser vos efforts et votre temps.


5. Numérisation facile pour les flux de travaux

Les scanners de documents Xerox sont conçus pour s'insérer dans les flux de traitement de l'entreprise : ainsi les utilisateurs peuvent faire plus, et plus efficacement. L'utilitaire Visioneer OneTouch Scan, par exemple, numérise automatiquement les documents et les convertit automatiquement pour courriel, impression, documents Word, enregistrement dans un dossier de fichiers, voire dans le cloud.
Utilisez PaperPort Professional et PDF Convertor Professional 7 : vous pourrez numériser vos documents directement en PDF, et transformer en moins de 90 secondes jusqu'à 75 pages en un document totalement consultable. Vous pouvez même numériser des documents directement vers le cloud. Avec Dokmee Capture, les formulaires deviennent des données dans une base en quelques minutes. Peu importe comment et où vous voulez conserver et gérer vos documents : les scanners Xerox peuvent vous aider à les placer où il faut, sous la forme voulue, et plus vite.


6. Pas de limites artificielles

Pour la documentation, trop de solutions comportent des limitations artificielles ou des implications coûteuses sans raison valable. Certains vous font payer vos numérisations au fur et à mesure, d'autres ont une structure de paiement en fonction de la vitesse de numérisation. Xerox fait équipe avec Dokmee et Dokmee Capture, qui offrent des capacités de numérisation illimitées sans de telles limitations ; ils sont compatibles avec tous les scanners Xerox, et la vitesse n'est pas un problème.
Dokmee Capture, solution complète, clé en main, pour la numérisation de grandes quantités de documents, comporte les options de capture de données automatisée et les outils de rapports et d'édition les plus puissants du marché. Il n'a été limité à aucun niveau, ce qui permet à votre entreprise de tirer le maximum des scanners et des solutions Xerox.


7. Reconnaissance de caractères efficace, sans barrière de la langue

Les scanners Xerox sont fournis avec un logiciel l'OCR puissant pour convertir les documents papier en texte au format numérique, avec une précision incroyable. Cependant beaucoup de cabinets doivent travailler en plusieurs langues. Prenons par exemple un cabinet ayant des agences à Londres et Paris : le siège peut devoir traiter des documents en anglais et en français. Personne ne veut alors que le flux des travaux ralentisse parce qu'il faudrait changer les paramètres de langue ou redémarrer le logiciel ! Avec les scanners Xerox et Dokmee Capture, il est possible de numériser des documents en deux langues parmi les 165 prises en charge, avec des systèmes d'OCR qui basculent de l'une à l'autre à la volée. Un scanner et un poste de travail peuvent traiter deux langues, ce qui réduit l'investissement en matériel et en logiciels, le personnel nécessaire et les coûts d'exploitation.


En fait, pourquoi choisir un scanner de documents ?

Le papier demeure un support technologique clé pour presque toutes les entreprises : utilisation instantanée, aucun souci de batterie, et il peut constituer une ressource étonnante en collaboration. Mais il faut le traiter avec respect : non seulement des informations vitales peuvent être perdues, mais des informations précieuses sont aussi facilement ignorées car enfermées au fond d'archives en papier.
Votre entreprise détient peut-être quantité d'archives en formulaires, dossiers, documents administratifs, correspondance, et elle aurait besoin de les convertir au format numérique aussi efficacement que possible. Peut-être avez-vous besoin de continuer à travailler avec des formulaires papier, et recherchez-vous des moyens plus efficaces de faire passer les données enregistrées sous cette forme dans la sphère numérique. Dans de tels cas, les scanners de documents peuvent contribuer à économiser du temps et de l'argent. Une combinaison de matériel rapide, fiable, à haute performance, fourni avec des logiciels intelligents, peut apporter nombre des avantages des flux de travaux numériques : vous seriez sans doute surpris par la vitesse et la souplesse de traitement de nombreux scanners modernes.
Cette même combinaison peut aussi accélérer le travail nécessaire pour ces énormes archives, et aider les organisations à se préparer pour l'avenir. Depuis les scanners portables, les modèles économiques de bureau et de groupe de travail, jusqu'aux machines puissantes à grande capacité pour des départements entiers, Xerox a la solution pour répondre aux besoins de chaque entreprise. En fait un modèle de bureau polyvalent, comme le DocuMate 5460, peut répondre à toute une gamme de besoins, depuis l'archivage électronique jusqu'aux flux de travaux de numérisation en PDF ou à la conversion de formulaires à grande vitesse. Visitez notre site xeroxscanners.com : vous y trouverez le scanner qui correspond parfaitement à vos besoins, ou contactez-nous à l'adresse eusales@xeroxscanners.com pour demander un modèle à l'essai.