Soluzioni in Ambito Legale
Scansione in ambienti legali
Tutti coloro che lavorano in ambito legale, come i procuratori, gli avvocati, il personale dei tribunali e gli amministratori, maneggiano e gestiscono quotidianamente grandi quantità di carta. Che gli avvocati si facciano pagare in ore è vero quanto il fatto che lo strumento più diffuso nell’ambiente legale è la firma su documenti cartacei. I documenti costituiscono la base delle comunicazioni, dei riferimenti, della negoziazione ed esecuzione dei contratti, delle leggi e delle prove. La quantità di carta che alimenta e viene elaborata in ambito legale è enorme.
Gli uffici di numerosi studi legali sono inondati di scatole e schedari pieni di carta. L’archiviazione è dispendiosa e il reperimento richiede l’intervento umano per la ricerca fisica e la verifica dei documenti in questione. Una volta trovato il documento, generalmente questo viene inoltrato (copiato o spedito) e ciò aumenta scomodità e possibili inconvenienti. A ciò si aggiunge il fatto che è prassi comune che la documentazione originale torni poi negli archivi, con il rischio che tale archiviazione non avvenga in modo corretto.
La scansione di nuovi documenti legali nel formato PDF utilizzando scanner Xerox DocuMate può modificare l’intero paradigma dell’archiviazione in uno studio legale. Xerox propone una vasta gamma di scanner a diverse velocità e con diverse possibilità di gestione della carta, per far fluire la conversione da carta a digitale a livello sia di singola scrivania sia di reparto. Gli scanner Xerox sono dotati di pluripremiate soluzioni software ideali per la scansione in ambienti legali.
Qui di seguito elenchiamo alcuni punti di forza:
- È possibile eseguire la scansione di documenti di diverse dimensioni con un’unica operazione, grazie al solido alimentatore di documenti. Ciò consente di non dovere più separare i documenti prima della scansione, in quanto essi possono essere sottoposti a scansione contemporaneamente e in un gruppo unico.
- È possibile far rilevare automaticamente se il documento è a colori o in B/N e salvarlo nel formato corretto con un’unica operazione. Questa funzione è utile perché evita che le dimensioni del file siano troppo estese così come invece accade quando i documenti sottoposti a scansione vengono considerati tutti a colori; in questo modo, invece, i documenti in B/N vengono salvati in quanto tali e le dimensioni del file restano conseguentemente contenute.
- È possibile far eseguire la rotazione automatica del documento, affinché venga mostrato sempre nella posizione corretta. Il sistema riconosce automaticamente se un documento di un gruppo è stato sottoposto a scansione in posizione invertita e, in tal caso, lo ruota nella posizione corretta e uguale per tutti.
- È possibile avviare un flusso di lavoro mediante la semplice pressione di un pulsante. Visioneer OneTouch rende molto semplice l’invio di documenti scansionati a tutte le destinazioni possibili tramite la semplice pressione di un pulsante. Il file della scansione viene inviato automaticamente a una cartella, a un messaggio e-mail, all’applicazione Microsoft Office, a una stampante locale o di rete, a un’applicazione personalizzata o persino a un cloud. La risoluzione, l’intensità dei colori, il formato del file e le dimensioni della carta sono tutti predefiniti, ma possono essere comunque modificati in qualsiasi momento. OneTouch è inoltre integrato a Visioneer Acuity, rendendo così disponibili tutte le funzioni di ottimizzazione delle immagini, tramite la scansione con un solo pulsante.
Xerox DocuMate 4799
La versatilità, l’elevata velocità e la grande affidabilità rendono Xerox® Documate® 4799 un potente scanner, adatto anche ad ambienti molto impegnativi. Con un fattore di rendimento pari a 40.000 pagine al giorno, questa potente macchina riesce ad eseguire la scansione di un massimo di 112 pagine al minuto e sfrutta tre sistemi di sensori avanzati: il rilevamento di doppia alimentazione ad ultrasuoni, il rilevamento di documenti pinzati e il controllo dell’alimentazione intelligente, che insieme garantiscono che la scansione non subisca interruzioni.
Nel cassetto di alimentazione automatico possono essere impilati senza preoccupazione fino a 350 documenti di diverse dimensioni, perché l’unità Xerox® DocuMate® 4799 si avvale non di un solo, bensì di tre sensori di rilevamento di doppia alimentazione ad ultrasuoni che consentono di coprire tutta la larghezza di un documento. Lo scanner rileva inoltre eventuali documenti pinzati con più pagine e arresta momentaneamente il processo di scansione, riducendo così i rischi di danni al vetro ottico e ai documenti. Viene anche monitorato lo spessore dei documenti inseriti nello scanner e regolata di conseguenza la pressione del rullo, in modo da garantire la corretta alimentazione di tutte le pagine. Questa combinazione di sensori rappresenta uno dei meccanismi di alimentazione più affidabili disponibili attualmente.
Xerox DocuMate 4790
L’unità Xerox® Documate® 4790 è lo scanner ideale per ambienti di scansione sia distribuiti sia di grandi dimensioni. È caratterizzato da un fattore di rendimento di massimo 15.000 fogli al giorno ed è stato progettato con funzioni innovative per facilitarne l’utilizzo e consentire una produttiva scansione di gruppi, tra cui il rilevamento di documenti pinzati e il rilevamento di doppia alimentazione ad ultrasuoni, nonché l’assistenza per la scansione di documenti lunghi.
Il modello Xerox® Documate® 4790 è uno scanner per documenti compatto e altamente affidabile capace di eseguire la scansione di 90 ppm e 180 ipm, comprensivo di un alimentatore automatico di documenti da 200 pagine che accetta documenti grandi fino al formato A3 e che può gestire gruppi di carta in quasi tutte le varietà di dimensioni e spessori. Il suo straordinario meccanismo di alimentazione riduce la possibilità di procurare danni a documenti importanti e garantisce un’alimentazione accurata, rendendo ancora più efficiente il lavoro all’interno di un ufficio.