Studio di caso reparto Risorse umane
Come il reparto Risorse umane di una grande società internazionale ha creato un flusso di lavoro digitale per i documenti usando gli scanner Xerox® DocuMate®
Decidendo di utilizzare scanner dedicati al posto delle stampanti multifunzione, è migliorata la qualità dell’input, le stampanti sono state liberate per altre operazioni e gli scanner sono stati collegati direttamente al software di gestione dei documenti.
Situazione
Una grande società di spedizione internazionale con una sede in Africa ha più di 300 dipendenti e 2.000 appaltatori che lavorano al porto per caricare e scaricare le navi cargo. Al porto si deve gestire un’enorme quantità di documenti cartacei, perché ogni spedizione richiede bolle in 6 copie. La società è inoltre responsabile della gestione dei documenti relativi a tutta la forza lavoro, caratterizzata da un avvicendamento frenetico di persone. Dai CV ai contratti, fino ad arrivare ai documenti generici per l’impiego: il reparto Risorse umane e i responsabili delle assunzioni devono occuparsi della raccolta, gestione ed elaborazione di una gigantesca quantità di informazioni.
I problemi legati alle procedure utilizzate non sono pochi:
- Nessuna riservatezza dei dati
- Continua perdita di documenti
- Nessun archivio di tutte le candidature ricevute per una particolare posizione
- Informazioni dei colloqui di lavoro che non raggiungono il reparto Risorse umane
- Procedure mal gestite che non permettono visibilità sullo stato di cose corrente
- Nessun backup dei dati
Per migliorare l’efficienza dell’ambiente di lavoro, la sede centrale europea della società ha eseguito un’analisi delle procedure e ha comunicato alla sede in Africa che i problemi andavano risolti. È stato quindi interpellato un consulente tecnico Visioneer, con il compito di valutare le procedure e individuare soluzioni per creare un flusso di lavoro in grado di ottimizzare le procedure e ridurre al minimo le problematiche.
Il problema
Le attività portuali registravano in genere la presenza di un elevato numero di lavoratori estemporanei e appaltatori, il che comportava un consistente volume di candidature e di offerte per qualsiasi tipo di lavoro. Molte candidature venivano recapitate via posta o via e-mail e uno dei problemi principali era il fatto che molti CV andavano persi e non riuscivano a raggiungere la scrivania del responsabile delle assunzioni incaricato di trovare la persona giusta per una determinata posizione.
La selezione del personale era quindi un lavoro manuale, molto dispendioso a livello di tempo e non esente da errori procedurali. Le candidature dovevano essere ordinate, copiate, archiviate e poi distribuite al responsabile o al reparto assunzioni per essere valutate. Seguendo le procedure in uso, i documenti delle candidature andavano persi, non venivano archiviati e copiati correttamente o venivano inoltrati in modo errato al reparto assunzioni.
I CV ricevuti via posta venivano scansionati con stampanti multifunzione, ma spesso la qualità delle immagini era pessima o le immagini venivano sfocate ed era difficile reperire informazioni fondamentali, quindi poteva accadere che i responsabili non fossero in grado di contattare i candidati per fissare un colloquio.
La soluzione
Un consulente tecnico Visioneer è volato in Africa per analizzare il flusso di lavoro in modo adeguato e contribuire allo sviluppo di una soluzione personalizzata che potesse accelerare le procedure dell’organizzazione, eliminando anche eventuali errori. Per cominciare, è stato creato uno schema grafico del flusso di lavoro per i documenti, in modo da evidenziare e affrontare i problemi presenti.
Una volta individuato il dispositivo più adatto, l’attenzione si è spostata sul flusso di lavoro per i documenti e la soluzione ideale prefigurata è stata la seguente: tutti i documenti in ingresso dovevano arrivare in un reparto centrale, essere scansionati con gli scanner DocuMate 5460 e poi essere salvati in varie directory in rete. A questo punto, tutti i vari responsabili avrebbero ricevuto un avviso che li invitava a consultare un nuovo documento. Se un responsabile desiderava fissare un colloquio con un candidato, non doveva far altro che cliccare un pulsante e il reparto Risorse umane avrebbe provveduto a fissare un appuntamento.
I risultati
Dopo l’installazione degli scanner Xerox DocuMate 5460, la società ha notato miglioramenti immediati. Le candidature venivano elaborate in modo più rapido ed efficiente e le posizioni restavano vacanti per tempi più brevi. La società era dunque in grado di assicurare il giusto livello di manodopera al porto per rendere le attività più economiche e redditizie. Era inoltre in grado di tagliare i costi perché procedure elettroniche efficienti consentivano di ridurre la necessità di stampa, realizzare un notevole risparmio (30.000 dollari) sulla gestione annuale dei documenti e registrare un ritorno sull’investimento (ROI) già un mese dopo l’implementazione della soluzione. Uno dei principali vantaggi di questo nuovo sistema era a livello di memorizzazione, perché tutti i documenti venivano subito correttamente archiviati e i dipendenti erano in grado di raggiungerli in modo semplice e rapido per eseguire le operazioni necessarie. Inoltre, tutti i documenti e le applicazioni erano costantemente tracciati e affidati alle mani più indicate.
Conclusione
Il reparto Risorse umane ha fatto da apripista per l’implementazione di una soluzione di gestione dei documenti, ma ora anche altri reparti stanno adottando la stessa tecnologia. Ad esempio, al porto si usano gli iPad per scansionare immediatamente i documenti di spedizione e averli a disposizione sul dispositivo, rendendo le operazioni di amministrazione più moderne ed efficienti. Se prima la sede in Africa non vantava una buona reputazione a livello di procedure amministrative, adesso è una delle migliori e la sede centrale europea sta pensando di implementare le stesse procedure in tutta l’organizzazione.
Altri vantaggi:
- Si risparmia tempo e denaro.
- Le procedure di valutazione e incontro con i candidati sono molto più rapide (da quattro settimane a due giorni).
- Se viene selezionato, il candidato riceve il suo contratto immediatamente dopo la valutazione e il colloquio.
- I documenti non vengono mai duplicati.
- Non è necessario spazio di memorizzazione extra e non si spreca spazio, risparmiando sui costi IT.
- I documenti vengono memorizzati in formato digitale nel momento stesso in cui li si riceve, così non vanno persi.
- Si stampa e si consuma il 15% in meno di carta.
- Si riduce del 30% il tempo dedicato alle assunzioni.
- Le posizioni restano vacanti per meno tempo e le operazioni di amministrazione sono più efficienti.
- Se una posizione non viene occupata in modo tempestivo, viene visualizzato un contrassegno rosso.
- Se una posizione viene occupata in tempi rapidi, viene visualizzato un contrassegno verde.
- Se una persona è adatta a più di una posizione e diversi responsabili possono incontrarla per offrirle un lavoro, viene visualizzato un contrassegno giallo.
- Vi è un’unica procedura di monitoraggio centralizzata al posto di varie procedure decentralizzate.
- Se il personale amministrativo non è in ufficio, il sistema inoltra automaticamente la problematica a un superiore per fare in modo che tutte le scadenze vengano rispettate.
- Si algún miembro del personal administrativo está fuera de la oficina, el sistema automáticamente remite la entrada a un superior, a fin de tomar medidas para asegurar que se cumplan los plazos