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Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero
Los Escáneres de Documentos Pueden Ahorrar Tiempo y Dinero

Estudo de Caso do Departamento de RH

Como um departamento de RH de uma empresa internacional de grande porte criou um fluxo de trabalho de documentos digitais utilizando scanners DocuMate® Xerox®.

Houve uma melhora na qualidade da entrada de documentos com o uso apenas de scanners ao invés de impressoras multifuncionais, pois estas ficaram livres para realizar outras tarefas e os scanners puderam ser conectados diretamente ao software de gestão de documentos.


Contexto

Uma transportadora global de grande porte, com um escritório na África com mais de 300 colaboradores e mais 2000 contratados e que opera no carregamento e descarregamento de navios de carga no porto. A empresa não apenas precisa lidar com uma quantidade vasta de documentos relacionados ao transporte no porto, já que cada operação de transporte precisa ter 6 cópias, mas também é responsável pelos documentos de uma grande força de trabalho que sofre uma rotatividade muito alta. Desde currículos e contratos até documentos gerais de contratação, havia uma quantidade robusta de informações que os departamentos de RH e gestores responsáveis pelas contratações tinham a responsabilidade de preencher, gerir e processar.

A lista de problemas com os processos atuais incluía:

  • Falta de confidencialidade dos dados
  • Documentos constantemente perdidos
  • Nenhum registro de como muitas candidaturas a vagas eram recebidas para cada cargo
  • Anotações das entrevistas não estavam sendo passadas de volta para o departamento de RH
  • Baixa qualidade de informação
  • Processos não geridos que não forneciam visibilidade quanto à situação atual
  • Não havia backup dos dados

Para melhorar a eficiência no local de trabalho, a sede europeia analisou os seus processos e avisou o escritório africano de que as ineficiências precisavam ser resolvidas. Dessa forma, ela convidou um consultor técnico da Visioneer para analisar o processo e descobrir o que poderia ser feito para ajudar o escritório africano a criar um fluxo de trabalho que simplificasse o processo e minimizasse os problemas atuais.


O Problema

As tarefas no porto são quase totalmente realizadas por colaboradores e contratados casuais, o que resulta em um grande volume de candidaturas para vagas e ofertas de trabalho que passam pela empresa o tempo todo. Muitas das candidaturas para vagas eram recebidas por correspondência e e-mail e um dos maiores problemas era o fato de que muitos currículos se perdiam e não chegavam até o gestor responsável pela contratação daquele cargo.

O processo de candidatura para a vaga demandava muitos processos manuais, que consumiam muito tempo e que estavam bem propensos a erros. As candidaturas para a vaga eram separadas, copiadas, arquivas e passadas adiante para a análise do gestor ou departamento responsável pela contratação. Com este processo atual, as candidaturas para a vaga estavam sendo perdidas, não estavam sendo arquivadas e copiadas corretamente ou estavam sendo passadas adiante de forma incorreta ao departamento responsável pela contratação do cargo, o que resultava na perda do documento.

Os currículos recebidos por correspondência eram digitalizados em uma impressora multifuncional, porém, frequentemente, a qualidade da imagem não era muito boa ou saía borrada, de forma que informações vitais eram difíceis de serem lidas, tornando difícil a comunicação entre os gestores e os candidatos que eles gostariam de entrevistar.


A Solução

Para analisar o fluxo de trabalho, o consultor técnico da Visioneer foi à África trabalhar com eles para desenvolver uma solução personalizada que agilizasse os processos dentro da organização e eliminasse erros. Para iniciar o processo, eles criaram um documento visual do fluxo de trabalho de documentos, para que as áreas com problemas pudessem ser destacadas e analisadas.

Após analisar o processo, o técnico da Visioneer descobriu os problemas e concluiu que seria melhor que os documentos fossem digitalizados apenas em scanners ao invés de impressoras multifuncionais, pois a qualidade da entrada de documentos melhoraria, as impressoras multifuncionais ficariam livres para outras tarefas e os scanners poderiam ser conectados diretamente ao software de gestão de documentos. Os scanners DocuMate® 5460 Xerox® foram selecionados devido ao fato de que o dispositivo não é apenas rápido e robusto, mas pode trabalhar com cartões de identificação de plástico.

Assim que o dispositivo foi identificado, a atenção foi voltada para o fluxo de trabalho de documentos, o que resultou em uma solução na qual todos os documentos que chegassem seriam recebidos por um departamento central, onde seriam digitalizados no DocuMate 5460 e inseridos em diretórios de rede. Dessa forma, avisos seriam passados ao gestor relevante para informar que eles precisavam analisar o documento. Se eles queriam entrevistar o candidato, somente precisariam clicar em um botão e o RH seria avisado para providenciar a entrevista.


Os Resultados

Após o uso de scanners DocuMate 5460 Xerox, a empresa já apresentou uma melhora imediata. As candidaturas para a vaga foram processadas mais rapidamente e de forma mais eficiente e foi possível preencher mais vagas de forma mais rápida, ajudando a empresa a garantir que a quantidade correta de mão de obra no porto seria lucrativa e econômica. Além disso, houve redução de custos, pois o eficiente processo eletrônico permitiu que cortassem gastos com impressão e realizassem uma economia significativa de $30.000 por ano em gestão de documentos anual e um retorno sobre o investimento em 1 mês após a solução ter sido implementada. Um dos maiores benefícios do novo sistema foi o armazenamento, uma vez que todos os documentos eram arquivados no local correto e os colaboradores podiam acessar os documentos de forma fácil e rápida e providenciar medidas sempre que necessário. Além disso, todos os documentos e candidaturas para a vaga eram analisados e enviados para as mãos corretas.


Conclusão

O departamento de RH foi o pioneiro na solução de gestão de documentos, porém, agora, outros departamentos também abraçaram a tecnologia. Por exemplo, no porto, agora estão utilizando iPads para digitalizar imediatamente documentos de transporte, de forma que eles estarão simultaneamente disponíveis no iPad, o que resulta em uma administração de transporte mais moderna e produtiva. Anteriormente, o escritório africano não tinha uma boa reputação devido aos seus processos de administração, mas agora é um dos melhores e a sede europeia procura implementar suas práticas em toda a empresa.

Benefícios adicionais incluem:

  • Economia de tempo e dinheiro
  • O tempo de processo de análise e entrevista caiu de quatro semanas para dois dias
  • Quando a candidatura para a vaga é selecionada, é oferecido ao candidato um contrato imediatamente após o processo de análise e entrevista
  • Não há documentos duplicados
  • Não é preciso providenciar armazenamento extra ou desperdiçar o já existente, o que resulta em economia de TI
  • Os documentos são eletronicamente armazenados a partir do momento em que são recebidos, dessa forma, eles não são perdidos
  • Uma redução de 15 porcento no consumo e impressão de papel
  • Redução de 30 porcento do tempo lidando com problemas de recrutamento.
  • Capacidade de preencher cargos mais rapidamente e uma administração mais eficiente
  • Uma bandeira vermelha é sinalizada quando um cargo não pode ser preenchido a tempo
  • Uma bandeira verde é sinalizada quando um cargo foi preenchido rapidamente
  • Uma bandeira amarela é sinalizada quando uma pessoa pode preencher mais de 1 vaga e diversos gestores podem entrevistar o candidato e oferecer um cargo
  • Um processo único, centralizado e monitorado ao invés de processos descentralizados
  • Caso algum colaborador do departamento administrativo não esteja presente no escritório, o sistema irá repassar esta informação automaticamente para que uma medida possa ser tomada e os prazos não sejam perdidos