7 Maneiras de Poupar seu Tempo e Dinheiro com Acanners de Documentos

Veja a seguir por que, da digitalização de arquivos ao manuseio da papelada crítica de seu negócio, o scanner de documentos correto é inestimável

1. Reduz a inconveniência e o custo do manuseio de documentos em papel

Os formulários de papel ainda são a realidade diária de muitas organizações. Empresas de logística, por exemplo, ainda podem trabalhar com recibos de entrega e se, digamos, tiverem 30 motoristas que fazem 50 entregas por dia, a quantidade de papel logo aumentará. Qualquer redução no tempo e no esforço dispendidos para processar todos esses formulários resultará em cargas menores de trabalho e, a longo prazo, diminuirá os custos operacionais.
A exemplo de vários scanners da Xerox, o DocuMate 5460 vem com o Dokmee Capture, uma poderosa ferramenta de digitalização que captura as informações de documentos em papel e as transforma em dados que podem ser usados, pesquisados e totalmente indexados. Configure modelos dos seus formulários, e o Dokmee Capture poderá processá-los na mesma velocidade com que são digitalizados. Em nosso exemplo da empresa de logística, os formulários em papel se transformam em informações comerciais úteis poucos minutos depois de o motorista retornar à base.

2. Usa todas as suas informações

Ao trabalhar com papel, você não está trabalhando com as informações mais recentes. Quanto antes o conteúdo de formulários ou correspondências se tornar legível, pesquisável e pronto para análise, mais rapidamente essas informações beneficiarão sua empresa.
Ao escolher um scanner de documentos, assegure-se de que ele tenha um suporte de ferramentas potentes. Os scanners de documentos da Xerox vêm com os programas Nuance PaperPort Professional 14, Nuance PDF Converter Professional 7, OmniPage Pro 18, Visioneer Acuity e Dokmee Capture, que podem ajudar você a desenvolver novos fluxos de trabalho com documentos e transformar a papelada em PDFs quase em tempo real.
Mas isso não é importante apenas no caso de informações novas: o que dizer das informações armazenadas nos arquivos da empresa? Formulários antigos, correspondências, arquivos de casos e contas se tornam recursos que podem ser pesquisados, compartilhados, analisados e usados sem que ninguém precise estar sempre imerso nos fichários. Isso pode resultar não apenas em economia de tempo e dinheiro, mas também em oportunidades reais.

3. Velocidade bruta, confiabilidade máxima

Quando maior a velocidade de funcionamento de seu scanner, maior é a produção de páginas diárias do equipamento e da pessoa que o opera. O resultado pode ser menos tempo gasto na conversão de formulários ou no arquivamento de produtos e mais tempo dispendido em outras atividades ou a possibilidade de utilização mais eficiente dos funcionários disponíveis.
O Xerox DocuMate 5460, por exemplo, é um scanner incrivelmente rápido e produz 60 páginas individuais por minuto ou 120 páginas por minuto no modo duplo, sendo equipado com um alimentador automático de documentos com capacidade para 75 páginas que garante a movimentação das folhas. Entretanto, a grande velocidade não é nada sem uma confiabilidade verdadeira. A Xerox lembra disso ao projetar seus scanners, incluindo rolos que giram para a esquerda e para a direita a fim de reduzir a inclinação durante a digitalização ou um rolo de prevenção de alimentação dupla, que inverte a rotação no instante em que o documento sai do alimentador de papel, evitando a alimentação simultânea de duas páginas.

4. Software inteligente aprimora o processo

Os componentes ópticos e sensores dos scanners da Xerox são fabricados para varredura em alta velocidade sem comprometer a qualidade. Porém, às vezes os documentos originais podem estar desbotados, com impressão ruim ou difíceis de ler. Digitalizações que não geram informações não servem para ninguém, mas a Xerox incorpora em seus scanners programas como o Visioneer Acuity e o Nuance PaperPort Professional, que conseguem processar digitalizações automaticamente para obter a imagem mais precisa e detalhada de cada caractere e de cada palavra. As digitalizações processadas estão prontas para o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e/ou para a conversão para PDF, sendo cada etapa a mais automatizada possível para poupar esforço e tempo.

5. Digitalização fácil e orientada ao fluxo de trabalho

Os scanners de documentos da Xerox são projetados para fluxos de trabalho corporativos, capacitando os usuários a produzirem mais e serem mais eficientes. O utilitário Visioneer OneTouch Scan, por exemplo, envia automaticamente o conteúdo digitalizado para e-mail, impressão, documento do Word ou pasta de arquivos, e pode até mesmo digitalizar o conteúdo para a nuvem.
O PaperPort Professional e o PDF Convertor Professional 7 permitem a digitalização direta para um PDF, transformando até 75 páginas em um documento totalmente pesquisável em menos de 90 segundos. Você pode até mesmo digitalizar o conteúdo diretamente para a nuvem. Use o Dokmee Capture para transformar formulários em informações num banco de dados em minutos. Os scanners de documentos da Xerox podem ajudar você a armazenar e gerenciar seus documentos, onde e como você quiser, no local correto, no formato correto e com mais agilidade.

6. Sem limites artificiais

Há inúmeras soluções para documentos que incluem limitações artificiais ou implicações de custo desnecessárias. Algumas fazem com que você pague de acordo com a digitalização das páginas, enquanto outras têm uma estrutura de pagamento incerta, que se altera com a mesma velocidade na qual você digitaliza. A Xerox se uniu à Dokmee e ao Dokmee Capture porque eles oferecem recursos de digitalização ilimitados, sem essas restrições, e têm suporte a todos os scanners da Xerox, sem que a velocidade seja um problema.
O Dokmee Capture é uma solução completa pronta para uso e voltada à digitalização de grandes quantidades de documentos, com as opções de captura de dados automatizada e de ferramentas de relatórios e edição mais potentes do mercado. Não há limitação em nenhum nível, possibilitando que sua empresa aproveite ao máximo os scanners e soluções para documentos da Xerox.

7. OCR eficaz, que rompe barreiras da linguagem

Os scanners da Xerox incorporam um potente software OCR que converte documentos em papel em texto digital com uma precisão incrível. No entanto, muitas empresas precisam trabalhar com mais de um idioma. Veja o exemplo de uma empresa com filiais em Londres e Paris: talvez a matriz precise lidar com documentos em inglês e francês; ninguém deseja que o fluxo de trabalho fique mais lento enquanto as configurações de idioma são alteradas e/ou o software é reinicializado. Com os scanners de documentos da Xerox e o Dokmee Capture, é possível digitalizar documentos em qualquer combinação de dois dos 165 idiomas suportados, pois o sistema OCR alterna de um para o outro imediatamente. Um scanner e uma estação de trabalho podem funcionar com dois idiomas, diminuindo os investimentos em hardware e software, a quantidade de funcionários e os custos operacionais.

Por que decidir usar um scanner de documentos?

O papel ainda é uma tecnologia essencial em quase todas as empresas: está disponível instantaneamente, tem uma duração extraordinária e pode ser um ótimo recurso colaborativo, mas precisa ser tratado com respeito. Não só informações vitais podem ser perdidas, como também é fácil ignorar informações valiosas guardadas em fichários.
Talvez sua empresa tenha um arquivo enorme de formulários, registros, papelada e correspondência, que precisam ser convertidos para o formato digital com o máximo de eficiência. Talvez você precise continuar a trabalhar com formulários em papel e esteja procurando maneiras mais eficazes de passar os dados armazenados nesse formato para a esfera digital. Em qualquer um desses casos, os scanners de documentos podem ajudar você a economizar tempo e dinheiro. A combinação de um hardware ágil, confiável e de alto desempenho e um software inteligente incorporado pode proporcionar muitos dos benefícios obtidos em fluxos de trabalho totalmente digitais. Além disso, você pode até se chocar com a velocidade e a flexibilidade que vários scanners modernos oferecem.
A mesma combinação também pode reduzir o trabalho exigido por aqueles fichários enormes e ajudar as organizações a se prepararem para o futuro. A Xerox tem a solução mais adequada à necessidade de cada empresa, de scanners móveis e scanners acessíveis para área de trabalho e grupos de trabalho a equipamentos departamentais para serviço pesado. Na verdade, um modelo versátil para área de trabalho, como o DocuMate 5460, pode atender a uma série de exigências em fluxos de trabalho envolvendo de arquivamento eletrônico à digitalização em tempo real para PDF ou conversão de formulários em alta velocidade. Visite xeroxscanners.com para descobrir o scanner perfeito para suas necessidades ou entre em contato com eusales@xeroxscanners.com para solicitar uma unidade de demonstração.