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O uso do scanner no mundo jurídico

Quem trabalha no setor jurídico, como advogados, juízes e administradores, manuseia e administra uma quantidade expressiva de papel diariamente. Um advogado pode receber os seus honorários de acordo com as horas trabalhadas todos os dias, mas a assinatura de papéis é o meio principal de trabalho da maior parte do sistema jurídico. Documentos formam a base da comunicação, referência, negociação e assinatura de contratos, leis e provas. A quantidade de papel processada no sistema jurídico é enorme.

Os escritórios de muitas empresas jurídicas ficam inundados de caixas e arquivos cheios de papéis. Custa caro armazenar documentos, e quando algum deles precisa ser recuperado, é necessária uma intervenção humana para procurá-los fisicamente. Assim que ele é encontrado, geralmente é preciso manuseá-lo mais uma vez (tirar uma cópia ou enviá-lo), o que acrescenta custos à inconveniência. Depois de todo esse processo, espera-se que o documento seja devolvido ao seu local de armazenamento original e há o risco de que ele não seja arquivado corretamente.

Digitalizar documentos para o formato PDF com os scanners DocuMate Xerox poderá mudar todo o modelo de manuseio de documentos em um escritório jurídico. A Xerox tem uma ampla variedade de scanners com diversas velocidades e opções de alimentação de papel para que a conversão de papel para o formato digital seja alavancada para outro nível, tanto na área de trabalho quanto no próprio departamento. Os Scanners Xerox são equipados com soluções de software premiadas ideais para o processo de digitalização em ambientes jurídicos.

Os destaques incluem:

• Eles permitem que documentos de tamanhos diversos possam ser digitalizados de uma só vez através de um robusto alimentador de documentos. Isto significa que os documentos não precisam ser separados com antecedência, pois todos podem ser digitalizados juntos, de uma só vez.
• Eles detectam automaticamente se o documento é colorido ou está em P&B e os salvam para o formato correto de uma só vez. Este é um recurso útil, já que se todos os documentos digitalizados na mesma operação forem considerados coloridos, o tamanho do arquivo ficará muito grande. Dessa forma, eles digitalizam automaticamente os documentos P&B em P&B, o que reduz o tamanho do arquivo.
• Eles possuem o recurso de rotação automática do documento, de forma que ele seja sempre exibido na orientação correta. Eles detectam automaticamente quando um documento em um lote foi digitalizado na orientação incorreta e o corrige, para que todos os documentos fiquem padronizados.
• Eles podem iniciar um fluxo de trabalho com o toque de apenas um botão. O OneTouch da Visioneer é fácil de usar e envia o seu documento digitalizado para praticamente qualquer destino ao simples toque de um botão. O arquivo digitalizado é automaticamente enviado para uma pasta, endereço de e-mail, aplicativo no Microsoft Office, impressora local ou de rede, aplicativo personalizado ou até mesmo para a nuvem. A resolução, a profundidade de cores, o formato do arquivo e o tamanho do papel são todos predefinidos, porém podem ser alterados a qualquer momento. O OneTouch também é integrado ao Acuity da Visioneer, o que significa que os recursos de melhoria de imagem estão todos disponíveis apenas a um toque de botão em seu scanner.

Xerox DocuMate 4790

O DocuMate® 4790 Xerox® é o scanner ideal para digitalização de grandes volumes e para locais que lidam com distribuição. Ele possui um ciclo de trabalho de até 15.000 folhas por dia e foi projetado com recursos inovadores para uma fácil operação e digitalização em lote produtiva, incluindo detecção de documentos presos, detecção de alimentação dupla por sensor ultrassônico e suporte para digitalização de documentos longos.

O DocuMate® 4790 Xerox® é um scanner de documentos compacto e de alta confiabilidade, com capacidade de digitalização de até 90 ppm e 180 ipm e que inclui um Alimentador Automático de Documentos de 200 páginas, o qual aceita documentos com tamanho até A3 e pode operar com quase todos os tipos de misturas de papéis, em variados tamanhos e espessuras. Seu mecanismo exclusivo de alimentação de papéis reduz a possibilidade de danificar documentos importantes e garante uma alimentação precisa para que seu trabalho no escritório seja cada vez mais eficiente.