Estudo de Caso do Departamento de RH
Como um departamento de RH de uma empresa internacional de grande porte criou um fluxo de trabalho de documentos digitais utilizando scanners DocuMate® Xerox®.
Houve uma melhora na qualidade da entrada de documentos com o uso apenas de scanners ao invés de impressoras multifuncionais, pois estas ficaram livres para realizar outras tarefas e os scanners puderam ser conectados diretamente ao software de gestão de documentos.
Contexto
Uma transportadora global de grande porte, com um escritório na África com mais de 300 colaboradores e mais 2000 contratados e que opera no carregamento e descarregamento de navios de carga no porto. A empresa não apenas precisa lidar com uma quantidade vasta de documentos relacionados ao transporte no porto, já que cada operação de transporte precisa ter 6 cópias, mas também é responsável pelos documentos de uma grande força de trabalho que sofre uma rotatividade muito alta. Desde currículos e contratos até documentos gerais de contratação, havia uma quantidade robusta de informações que os departamentos de RH e gestores responsáveis pelas contratações tinham a responsabilidade de preencher, gerir e processar.
A lista de problemas com os processos atuais incluía:
- Falta de confidencialidade dos dados
- Documentos constantemente perdidos
- Nenhum registro de como muitas candidaturas a vagas eram recebidas para cada cargo
- Anotações das entrevistas não estavam sendo passadas de volta para o departamento de RH
- Baixa qualidade de informação
- Processos não geridos que não forneciam visibilidade quanto à situação atual
- Não havia backup dos dados
Para melhorar a eficiência no local de trabalho, a sede europeia analisou os seus processos e avisou o escritório africano de que as ineficiências precisavam ser resolvidas. Dessa forma, ela convidou um consultor técnico da Visioneer para analisar o processo e descobrir o que poderia ser feito para ajudar o escritório africano a criar um fluxo de trabalho que simplificasse o processo e minimizasse os problemas atuais.
O Problema
As tarefas no porto são quase totalmente realizadas por colaboradores e contratados casuais, o que resulta em um grande volume de candidaturas para vagas e ofertas de trabalho que passam pela empresa o tempo todo. Muitas das candidaturas para vagas eram recebidas por correspondência e e-mail e um dos maiores problemas era o fato de que muitos currículos se perdiam e não chegavam até o gestor responsável pela contratação daquele cargo.
O processo de candidatura para a vaga demandava muitos processos manuais, que consumiam muito tempo e que estavam bem propensos a erros. As candidaturas para a vaga eram separadas, copiadas, arquivas e passadas adiante para a análise do gestor ou departamento responsável pela contratação. Com este processo atual, as candidaturas para a vaga estavam sendo perdidas, não estavam sendo arquivadas e copiadas corretamente ou estavam sendo passadas adiante de forma incorreta ao departamento responsável pela contratação do cargo, o que resultava na perda do documento.
Os currículos recebidos por correspondência eram digitalizados em uma impressora multifuncional, porém, frequentemente, a qualidade da imagem não era muito boa ou saía borrada, de forma que informações vitais eram difíceis de serem lidas, tornando difícil a comunicação entre os gestores e os candidatos que eles gostariam de entrevistar.
A Solução
Para analisar o fluxo de trabalho, o consultor técnico da Visioneer foi à África trabalhar com eles para desenvolver uma solução personalizada que agilizasse os processos dentro da organização e eliminasse erros. Para iniciar o processo, eles criaram um documento visual do fluxo de trabalho de documentos, para que as áreas com problemas pudessem ser destacadas e analisadas.
Após analisar o processo, o técnico da Visioneer descobriu os problemas e concluiu que seria melhor que os documentos fossem digitalizados apenas em scanners ao invés de impressoras multifuncionais, pois a qualidade da entrada de documentos melhoraria, as impressoras multifuncionais ficariam livres para outras tarefas e os scanners poderiam ser conectados diretamente ao software de gestão de documentos. Os scanners DocuMate® 5460 Xerox® foram selecionados devido ao fato de que o dispositivo não é apenas rápido e robusto, mas pode trabalhar com cartões de identificação de plástico.
Assim que o dispositivo foi identificado, a atenção foi voltada para o fluxo de trabalho de documentos, o que resultou em uma solução na qual todos os documentos que chegassem seriam recebidos por um departamento central, onde seriam digitalizados no DocuMate 5460 e inseridos em diretórios de rede. Dessa forma, avisos seriam passados ao gestor relevante para informar que eles precisavam analisar o documento. Se eles queriam entrevistar o candidato, somente precisariam clicar em um botão e o RH seria avisado para providenciar a entrevista.
Os Resultados
Após o uso de scanners DocuMate 5460 Xerox, a empresa já apresentou uma melhora imediata. As candidaturas para a vaga foram processadas mais rapidamente e de forma mais eficiente e foi possível preencher mais vagas de forma mais rápida, ajudando a empresa a garantir que a quantidade correta de mão de obra no porto seria lucrativa e econômica. Além disso, houve redução de custos, pois o eficiente processo eletrônico permitiu que cortassem gastos com impressão e realizassem uma economia significativa de $30.000 por ano em gestão de documentos anual e um retorno sobre o investimento em 1 mês após a solução ter sido implementada. Um dos maiores benefícios do novo sistema foi o armazenamento, uma vez que todos os documentos eram arquivados no local correto e os colaboradores podiam acessar os documentos de forma fácil e rápida e providenciar medidas sempre que necessário. Além disso, todos os documentos e candidaturas para a vaga eram analisados e enviados para as mãos corretas.
Conclusão
O departamento de RH foi o pioneiro na solução de gestão de documentos, porém, agora, outros departamentos também abraçaram a tecnologia. Por exemplo, no porto, agora estão utilizando iPads para digitalizar imediatamente documentos de transporte, de forma que eles estarão simultaneamente disponíveis no iPad, o que resulta em uma administração de transporte mais moderna e produtiva. Anteriormente, o escritório africano não tinha uma boa reputação devido aos seus processos de administração, mas agora é um dos melhores e a sede europeia procura implementar suas práticas em toda a empresa.
Benefícios adicionais incluem:
- Economia de tempo e dinheiro
- O tempo de processo de análise e entrevista caiu de quatro semanas para dois dias
- Quando a candidatura para a vaga é selecionada, é oferecido ao candidato um contrato imediatamente após o processo de análise e entrevista
- Não há documentos duplicados
- Não é preciso providenciar armazenamento extra ou desperdiçar o já existente, o que resulta em economia de TI
- Os documentos são eletronicamente armazenados a partir do momento em que são recebidos, dessa forma, eles não são perdidos
- Uma redução de 15 porcento no consumo e impressão de papel
- Redução de 30 porcento do tempo lidando com problemas de recrutamento.
- Capacidade de preencher cargos mais rapidamente e uma administração mais eficiente
- Uma bandeira vermelha é sinalizada quando um cargo não pode ser preenchido a tempo
- Uma bandeira verde é sinalizada quando um cargo foi preenchido rapidamente
- Uma bandeira amarela é sinalizada quando uma pessoa pode preencher mais de 1 vaga e diversos gestores podem entrevistar o candidato e oferecer um cargo
- Um processo único, centralizado e monitorado ao invés de processos descentralizados
- Caso algum colaborador do departamento administrativo não esteja presente no escritório, o sistema irá repassar esta informação automaticamente para que uma medida possa ser tomada e os prazos não sejam perdidos